Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1.ledd).

Nettbasert behandling av personopplysninger på www.birkebeiner.no
Birken AS har ansvaret for Birkens behandlinger av personopplysninger på birkebeiner.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Modulez AS utfører drift av nettstedet.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Birken og Birkens databehandler (med underleverandører) for nettstedet som til enhver tid som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Birken og Birkens underleverandører regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til.

Informasjonskapsler og nettstatistikk
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler (cookies) benyttes på birkebeiner.no:

Kategori: Nødvendig (1)

Nødvendige informasjonskapsler hjelper til med å øke brukervennligheten på en webside – så som navigering på siden og tilgang til sikre områder på websiden. Dette er informasjonskapsler som er nødvendig for at websiden skal fungere. Det er ikke mulig å blokkere denne typen informasjonskaplser.

__cfduid : Benyttes av innholdsnettverket, Clodfare, for å identifisere sikker web Trafikk.

Kategori: Statistikk (3)

Birken samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på birkebeiner.no. Formålet med statistikk informasjonskapslene er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

_ga: Registrerer en unik ID som blir benyttet til å generere statistikk om hvordan en besøkende bruker websiden.

_gat: Brukes av Google Analytics “to throttle request rate”

_gid: Brukes til å skille brukere.

Kategori: Sosiale medier og markedsføring (2)

Informasjonskapsler på sosiale medier gir deg mulighet for å koble deg til det sosiale nettverket ditt og dele innhold fra nettstedet vårt via sosiale medier. Informasjonskapsler på annonser (fra tredjeparter) samler informasjon som bidrar til at vi kan tilpasse annonseringen bedre i forhold til dine interesser, både innenfor og utenfor dette nettstedet. I noen tilfeller kan disse informasjonskapslene innebære behandling av dine personopplysninger. Dersom du deaktiverer disse informasjonskapslene, kan det medføre at du ser annonser som ikke er like relevante for deg, eller at det ikke er mulig å koble til like effektivt med Facebook, Google eller andre sosiale nettverk, og/eller at du ikke får delt innhold på sosiale medier.

_fbp: Brukt av Facebook for å levere annonser fra tredjeparter.

fr: Brukt av Facebook for å levere annonser fra tredjeparter.

sc_at: Brukes av Snapchat for å implementere annonseinnhold på nettstedet - Informasjonskapselen oppdager effektiviteten til annonsene og samler inn besøksdata for videre segmentering av besøkende.

De17a.com Delta projects: Brukes til å levere annonser og samle inn informasjon for målretting av annonser. 

Det benyttes informasjonskapsler på Min Side og på Min funksjonærside. Dersom du logger inn på Min Side eller Min funksjonærside, lagrer vi at du er innlogget, hvilket språk du har valgt å se websidene i og informasjon om etterbestilling og påmeldingsordre. Denne informasjonen fjernes når du logger ut igjen. Evt bestillinger og endringer du foretar lagres i deltakerdatabasen – se neste avsnitt.

I forbindelse med Birken Appen benyttes en informasjonskapsel hwas_source som benyttes når appen henter informasjon fra birkebeiner.no. Denne benyttes kun for å fjerne header og footer i appen.

Administrere informasjonskaplser:
Du kan blokkere og tillate informasjonskaplser gjennom innstillingene i nettleseren eller ved å foreta valgene første gang du besøker vår webside.
Les mer om hvordan du kan gjøre dette på Nettvett.no sine hjemmesider.

For deltakere: Påmelding /Min Side /Resultatservice
På birkebeiner.no / Birken App kan du melde deg på arrangement ved å oppgi navn, evt. Birken ID (kundenummer), fødselsdato, kjønn og e-post adresse. I tillegg ber vi deg oppgi følgende frivilling informasjon som: Postadresse, telefonnummer, om du ønsker å motta nyhetsbrev, motta reklame fra 3.part, om du godkjenner at bilde av deg skal være tilgjengelig på «Finn ditt bilde» etter arrangement (tjenesten er ikke tilgjengelig for deltakere i BarneBirken og UngdomsBirken), samt informasjon om pårørende. Informasjon om pårørende blir kun lagret i det arrangementsåret påmeldingen gjelder.
Personopplysningene benyttes til å administrere påmelding, betaling, deltagelse etc. i Birken sine arrangement.
Personopplysninger som navn, klasse, klubbtilhørighet kan oppbevares for ivaretagelse av historiske data over tid bl.a. å ivareta historisk informasjon om aktivitet, som antall ganger deltatt og antall merker, resultater fra konkurranser m.v.

Du vil til enhver tid finne informasjon om de opplysninger som er lagret om deg ved å logge deg inn på din Min Side. På din Min Side kan du også endre/slette opplysninger og samtykker. Unntak: Fornavn, etternavn, fødselsdato, Birken ID (kundenummer) og historiske resultatdata.  

Min Side identifiserer og autoriserer tilgang til treningsprogram og andre tjenester som påmeldte deltagere til våre forskjellige arrangement skal ha tilgang til.

Det er kun Birken, databaseleverandør Siv.Ing H.Wiig AS og leverandør av resultatservice EST Mika Timing (regulert ved databehandleravtaler) som har tilgang til disse opplysningene. Databasen oppbevares i Norge.
Se også påmeldingsvilkårene.

For deltagere som har tegnet Mysafety avbestillingsforsikring deler Birken opplysninger som bestillingsnummer/referansenummer med vår partner, forsikringsselskapet Mysafety, med det formål å levere avbestillingsforsikring.

For funksjonærer: Min funksjonærside
Som funksjonær/frivillig har du tilgang til Min funksjonærside via birkebeiner.no. Her finner du de opplysningene vi har lagret om deg i forbindelse med ditt oppdrag som frivillig for Birken. Du kan selv endre, slette og oppdatere informasjon på denne siden med unntak av navn, fødselsdato og oppsatt jobb (oppmøtested, tidspunkt etc..)
Det er kun Birken, databaseleverandøren Siv.Ing H.Wiig AS (regulert ved databehandleravtaler) som har tilgang til disse opplysningene. Databasen oppbevares i Norge.

Nyhetsbrev
Er du ikke deltaker, kan du velge å abonnere på Birken sine nyhetsbrev slik at du mottar e-post fra oss når vi publiserer ny informasjon på birkebeiner.no. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Personer som er påmeldt, eller har deltatt på ett eller flere Birken arrangement tidligere, får automatisk tilsendt relevante nyhetsbrev dersom de har registrert sin e-post adresse og valgt at de ønsker å motta nyhetsbrev. Dersom man ikke ønsker nyhetsbrev tilsendt kan man melde seg av nyhetsbrevet på egen link eller ved å logge inn på sin Min Side og fjerne avhaking på nyhetsbrev.

Spørreundersøkelser/markedsundersøkelser
Birken bruker SurveyMonkey til å gjennomføre undersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. For anonyme undersøkelser, vil ikke Birken samle inn noe informasjon som kan kobles til deg. Informasjon om dette oppgis også i selve undersøkelsen.
Birken vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Telefon og e-post
Birken benytter e-post og telefon som en del av kundeservicen og alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. E-postkassene gjennomgås minst hvert år for å slette unødvendig og urelevant innhold.
Ved fratreden slettes e-postkontoen tilhørende den aktuelle medarbeider, men enkelte relevante e-poster vil kunne bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Dine rettigheter
Du har til enhver tid rett til innsyn i de opplysninger som Birken har registrert om deg – disse finner du ved å logge inn på din Min Side. Du kan også kreve retting og sletting av personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning og Birken sine påmeldingsvilkår.

Klage
Om du anser at vi behandler dine personopplysninger i strid med gjeldende lovverk bør du melde dette til oss så fort som mulig. Du kan også klage direkte til tilsynsmyndigheten Datatilsynet http://www.datatilsynet.no

Endring av personvernerklæringen
Vi kan endre denne personvernerklæringen fra tid til annen. Når vi gjør dette, vil vi gjøre deg oppmerksom på dette ved å endre datoen øverst i personvernreglene som er tilgjengelig her på nettsiden vår.